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GoogleカレンダーとGoogle Mapsで
営業・出張の達人になる!

 

【仕事活用術1】Googleカレンダー
◆スケジュール管理

Googleカレンダーを共有してスケジュール管理をしているオフィスも多い。スマホなどやタブレットなど2つ以上の端末をビジネスで使う人が増えており、どの端末からも同じ情報をアップデート・共有できるこうしたオンラインのカレンダーは必携のアプリのひとつ。

①-screen shot   カレンダーをプロジェクトごとに作成して色分けが可能。 
プロジェクトだけを表示するといった制限も自由に変更できる。左側のバーにリストとしてそれぞれ並ぶプロジェクトの横にある   をクリックすると、ラベルの色がすぐに変更可能。カレンダーの設定・共有もここからできる。

②カレンダーを共有/イベントや会議への招待 

同じ部署やチームのメンバーとカレンダーを共有することができる。この枠に共有したい相手のEメールアドレスをタイプしてエンターを押す。(図②)そうすると、相手にインビテーションが送信される。お互い承認が完了するとカレンダーを共有したり、閲覧できたりする。

 

③タスクを管理(To dolistをリンクさせる)

Googleカレンダーでようにタスクの管理も可能。タスクの入力は下の+マークをクリック。ここにしなければならない事項や忘れてはいけない大事な用事などを入力。日付を入力してリマインダー機能を追加したり、メモ書きもできる。タスクが入力されるとカレンダーの所定の日付欄に自動的に追加される

My Calendarの一番下に出てくる「Reminder」(上の図の①)の矢印をクリックして「Switch to Tasks」を選ぶと下記のようなTo doリストがカレンダーの横に表示される。

 

 

❏ 【仕事活用術2】Googleマップ

Googleマップは、リアルタイムに位置情報を把握しながら、目的地までのルートを示してくれる今やお出かけ時には必携のアプリ。
このGoogleマップを出張や営業で駆使すると優れたナビとなって効率的に移動が可能になる。

①複数の訪問先の出張ルートを確認する

訪問先の企業などが複数ある場合、エクセルファイルのリストからマップ上に一度にピンをすると素早くルートが確認できて便利。

1. https://www.google.com/maps/d/  もしくはグーグルマップにアクセス。

 

をクリック。

もしくはメニューを表示し、「Your places」を開く。

 

2. 左のバーの一番上にMAPのタイトルを入れる。
3.検索窓⑦ に目的地の住所を入力。
4.目的地がピンされたら⑧+ Add to Mapをクリック。

5.場所ごとにこの作業を繰り返す。ピンがマップに追加されるたびに⑨のリストに追加され、MAPにも目的地が複数ピンで表示される。
ここで作ったマップは My mapsとしてGoogle Drive、またはこのマップ上で保存されるので、携帯のアプリからもアクセスが可能になる。

 

【エクセルの顧客データをマップ表示に】
図⑥「Import」から作成した顧客リストやアドレスのエクセルファイルを取り込む事ができる。
エクセルに一覧表示にされていたマップがすべて一度にマップに落とし込むことが可能。
ひとつずつ住所や会社名などを手で打ちこんで検索する必要がなくなる。

「Create Map」をクリック(上のやり方を参照)し、次に開いた窓でマップのタイトルを付ける。

 

【ルート確認をする】
入力した場所A地点からB地点への行き方を確認する。
作成したマップのそれぞれの行くところを下のように左に出てくる
Directionの目的地をクリック

 

 

ワンランクアップの使い方

スケジュール管理とグーグルMAPを連携すると
最強の出張ナビツールになる!

初めていくエリアだと、どこに何があるか分からない、また、渋滞の状況も掴めないため、どのくらいの時間で次の訪問先に辿り着くことができるのか検討がつかない。
そういう時には、スケジュール管理とGoogleマップ、そしてスマホアプリを連携させることによって、スムーズに数カ所の訪問先も移動が可能になる。

 

スマホでGoogleマップの
アプリを使えばカーナビに早変わり

 

1.Googleカレンダーに入れてある予定に地図情報を入れる。(ひとつずつ入れること)

 

アプリで見ると予定にMAPが表示される(左図)ので住所が表示されているところをタップするとMAPのページ(右図)に飛ぶ。


右下にある青いDirectionのマーク(左)を押して次の目的地の情報を入れるとルート作成ができる。
車の中にスマホを装置して音声案内をオンにすればカーナビの代わりとして活躍してくれる。これを出張先ではとても便利。