今回のＣＯＶＩＤ─19の影響で、多くの在米日系企業が対応を余儀なくされることになったリモートワーク。クラウド環境での擬似社内システム接続環境（ＶＤＩ）や、コミュニケーションツール・ファイル共有ツールの導入・強化など、ＢＣＰ（Business Continuity Plan＝事業継続計画）の観点から対策を進めてきた企業では、それほど大きな混乱もなく業務を遂行できており、体制が整っていなかった企業との間に鮮明な差が見られる。
ニューノーマル時代へ〜業務プロセスのデジタル化・自動化〜
今回の出来事を通じ、今までとは異なる、新しい価値観で成り立つ『ニューノーマル』の時代が訪れることを、多くの人が身を持って感じている。その時のためにも、日系企業は２つのことを準備すべきと宮﨑さんは言う。一つ目が「業務プロセスのデジタル化」だ。特に、人事・財務・経理における帳票類のデジタル化や、各種申請／承認等の決裁手続きのペーパーレス化、電子サイン化は急務となる。有事の際に物理的にオフィスにいなくても、業務が無理なく進められるようにする。そのために業務プロセスを見直し、必要なシステムをしっかりとデジタル化しておくことが重要なのだ。
そしてもう一つが、業務プロセスの自動化（ＲＰＡ）の促進となる。
例えば、電子インボイスがメールで届いた時に、これまでは人が目で確認しながら一つずつ入力してきたとする。その読み込みや基幹システムへの入力、支払い入力、仕訳入力などをロボットが代わりにやってくれるとしたらどうだろう。また、データソースが異なる各種資料をもとに作成・計算する月次営業報告や予実対比報告書が自動的に作成されれば、自動化したことで生まれた時間や人員を他の業務で展開できるだけでなく、入力の正確性という意味でも大きなメリットを得られる。
「すでに、部分的なリモートワークを導入されている企業もありますが、社員全員のリモートワークを想定していたところは少ないかと思います。こうした状況下に置かれて初めて、様々な問題が浮き彫りになる結果となりました。これを機会に次へと進めるかどうか、今、組織トップの手腕が問われています。システム基盤の強化はもはや必須です。次に考えなければならないのは、例えば支払いのために上司のサインをもらい会計に渡すなど、なんとなく残る〝紙を使ったコミュニケーション〟の部分の見直しです。オフィスに出社しなければ進められないようではいけないことは明らかです。ここをどう変えていけるかが大切なのです」。
トップの決意、そしてゴールをどこに置くか
もちろん、改革には「産みの苦しみ」が伴う。業務プロセスの可視化をするための労力やコスト、そして投資効果が理解しにくいことも導入を阻む大きな要素となる。しかし、効率化を進め、体制強化を促進させたいという意識が組織のトップにあるかどうかが、こうした改革には必要不可欠となる。トップが決意し全社で取り組む。この覚悟がプロジェクトの成否に大きく影響を与えるのだ。
全てをデジタル化すれば良い訳ではない。大切なのは人がすべきこととデジタル化のバランスを考えながら「ゴールをどこに置くのか」見極めること。そのためにもプライオリティ・リストを用意し、どう変化させ何を成し遂げたいのかを明確にする。この大きな青写真を描くことができれば、豊かな経験と知見を持つビジネスコンサルタントやエンジニアといった専門家が一緒にアイデアを捻り出し、ゴールとなる最高のシステムが生まれる。
マーキュリー＆アースでは、顧客が納得できるように説明しながら共に考え、ビジネスコンサルからシステム構築・導入・保守までを一気通貫に行える体制を整える。「デジタル化という時代の流れは止められません。まずは必要なデジタル化の準備を整え、単純かつデータ量の多い作業からデジタル化に着手し始めることで効果を感じて頂きたい。この一歩を礎に、今回のような事態への対応においても動じることなく、また本当の意味での新しい働き方改革を実現できるはずです」と話を結んだ。
Mercury and Earth, LLC 社長 宮﨑 匠巳 さん https://www.mercuryandearth.com
米国の大学にてマーケティング専攻しNYトランスコスモス社に入社後、NYオフィスの立ち上げに参画し、NY支店長に就任する。会計基礎知識、インフラ基盤（Windows～基礎ネットワーク）、プロジェクト管理、ビジネスコンサルティング、ITコンサルティングを得意とし、2005年1月、SI事業、アウトソーシング事業、アプリケーション開発事業、コンサルティング事業を手がけるMercury and Earth, LLCを設立。2012年1月株式会社Mercury and Earth を東京に設立。
Mercury and Earth, LLC (ニューヨーク本社) 2005年にニューヨークで設立され、IT・ビジネスコンサルティング、システム開発、システムインテグレーション(PC、サーバー、Office 365、VDI、VPN等)、情報セキュリティ、ITアウトソーシングのサービスを日本語、英語を含めた多国言語スタッフで提供する。システム開発・統合は、パッケージソフトやシステムを単に組み合わせるだけでは成功しないため、専門技術・知識、経験を兼ね備えたコンサルタント、エンジニアが、クライアントの基幹業務から生産管理、営業支援に至るまで、ニーズを的確に捉えながら最適なシステムを提案している。
