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《ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ》

《連載》会社を変える!
明日から使えるファシリテーション術

第二回 「決まったこと」と「やるべきこと」を確認する

 

 今回から第4回までは、「会議」にすぐ効くノウハウです。

 日本でもアメリカでも、会議は「物事を決める」ための最小単位です。関係者が集まり、会議で決めるべきことを決め、それを積み重ねていくことで業務やプロジェクトが前に進んでいく。会社を変える第一歩は、一つ一つの会議をきちんと完了させることから始まります。

 「決めるべきこと」をうまく決め切るには高度な技術が必要ですが、まずは「決まったこと、やるべきことを確認する」ことから始めましょう。

①「決まったはず」「お願いしたつもり」は防げる

 会議で決まったこと、やるべきこと。「そんなの、参加者にとってみれば自明のことでは」と思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、こんなことはありませんか?

A「Bさん、XXの調査結果はいかがですか?」
B「あれ、そんなの頼まれた覚えないけど」
A「前回の会議で、お願いします、とお伝えしました」
B「え…そうだっけ?でもその進め方は、そもそも反対だな」
A(だったら前回、ちゃんと表明してくれればいいのに…)

 特に言語の壁があるアメリカでは、会議中に分かった感・決まった感が出てしまうと後から聞き返すことは難しく、1人になってから「さて、次は誰が何をするんだ?」となることが多いのではないでしょうか。

 では、どうすればいいか。非常に簡単です。会議の最後に必ず「決まったこととやるべきことの確認」という議題を差し込めばよいのです。2時間の会議なら10分程度です。これを差し込むだけで、上記のようなすれ違いを防ぐことができますし、効率的で納得感のある会議を繰り返していくことができます。

②「決まったこと・やるべきこと」を確認するにはコツがある

 あなたが会議のイチ参加者の場合、会議の冒頭にいきなり「最後に決まったこと・やるべきことを確認する時間を設けましょう」と切り出すのは、なかなか勇気がいる行動かもしれません。そんなときは、会議の間、手元にそれらを書き貯め、最後に「念のため確認したいのですが」と問いかけてはいかがでしょうか。何度か会議で繰り返し、その効果が参加者に浸透したら、定番議題にしましょう。

③「誰が」「いつまでに」を明確に

 最後に、やるべきことを明確にするコツをお伝えします。それは、担当、期限を必ずセットで付けることです。やるべきことが決まっても、次の会議で「これ、誰がやることになってたっけ?」となっては台無しです。

 決まったこと、やるべきことの運用に慣れてきたら、次はぜひ「決まっていないこと(いつまでに決めるか)」を確認してください。「決まったこと」「決まっていないこと」「やるべきこと」を会議の参加者全員が理解・納得できれば、会議は飛躍的に良くなります。

 現場から会社を変える一歩目は、まずは会議から。ご自身ができる範囲から始めてみましょう!

 

《執筆》
ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ
飯田 邦彦(いいだ・くにひこ)さん

2012年ケンブリッジ・ジャパン入社。コンサルタントとして大手製造業の人事システム刷新やグローバルIT展開、老舗アパレル企業のIT構造改革などに従事。2021年7月よりケンブリッジUSへ赴任し、顧客のグローバル展開をプロジェクトマネージャーとして支援している。

ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズは在米日系企業の業務改革、IT戦略立案、DXに必要なコンサルティングサービスを提供しています。あらゆる変革の立ち上げから導入までを円滑に進める方法論とバイリンガルファシリテーションを武器にプロジェクトを成功に導きます。日本では6年連続「働きがいのある会社」TOP10に選出されています。

http://www.ctp.com

《企業概況ニュース》2022年1月号掲載

 

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