業務効率を高める外部サービスの有効利用
経理・総務・人事といった間接部門を中心に、定型的なルーティン業務をなるべく簡略化し、人員の適正化やコスト削減、コア業務への資源集中を図りたいという声をよく耳にします。このような業務改善を行う際、システムの活用で人手の掛かる作業を自動化・省力化させるという方法がありますが、特にIT部門を抱えていない在米日系企業などでは、導入への敷居が高く断念してしまうケースがあります。
しかしながら、多くの労力を掛けて自社システムを導入せずとも、外部サービスの利用で業務の効率化を実現することが可能です。今回は米国で一般的に使われているクラウドサービスをご紹介致します。
■経費・出張旅費精算サービス
出張の事前申請や事後精算は、出張者のみならず承認者・清算部門にとっても非常に労力のかかる作業です。従来の手続きですと、書面による申請・承認や、Excelでの経費管理、紙の領収書の収集などが行われていましたが、現在では多くの企業が外部サービスを活用し、作業時間の大幅削減やペーパレス運用を実現しています。Concurという会社が同サービスの最大手ですが、同社の提供するサービスを利用することで、モバイル端末からの出張申請や承認、Google mapを利用したマイレージ計算、Concur社サイト上での飛行機やホテル予約などを行うことが可能です。また、ホテル代の上限などの社内規定を設定し、申請内容が規定から外れている場合には、申請者と管理者の双方にアラートを出すことも可能です。承認履歴を含めたこれらすべての情報はログとして残りますので、監査時の対応も省力化できます。
他にもParamount Technologies社のWorkPlaceというサービスが有名ですが、こちらは経費や出張旅費の申請・承認に加え、物品の購買申請や一般的な稟議決裁といったワークフロー機能全般を提供しています。
このようなサービスはERPや経理システムとも連携ができるため、承認された経費や購入製品などの情報を、そのまま基幹システムに流し込むことができます。
定期的に発生するルーティン業務を中心に、クラウド型サービスを活用する傾向が益々強まりそうです。
洪 哲寿（ホン チョルス）
カルソフトシステムズ ニューヨーク支店長
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